Чтобы обезопасить себя от такого развития событий, можно использовать 2 варианта. Если бюджет позволяет, бухгалтерию необходимо отдавать на аутсорсинг. Выберите компанию, которая финансово отвечает за свою работу, и выплачивает все штрафы и пени согласно заключенному договору, если у налоговой будут к вашему бизнесу какие-либо претензии.
Если ваша задача – оптимизировать расходы в этой сфере, можно использовать другой вариант: проводить регулярный аудит. Официальный аудит с выдачей заключения стоит дороже. Можно приглашать аудитора на проверку даже не всей бухгалтерии (это дорого и долго), а только какого-то участка, чтобы иметь представление об эффективности работы ваших сотрудников. На время проведения аудита главного бухгалтера нужно изолировать от проверяющих, чтобы вы имели возможность получить объективную картину происходящего.
Борьба с симптомами или с причиной
Все проблемы вашего бизнеса происходят из-за того, что у вас неправильная система либо исполнения, либо управления и контроля. Будь то воровство, недостачи, плохие продажи, недостаток сотрудников – все это можно перевести в категорию системы. Есть система – есть стабильность. В противном случае вы отданы на растерзание хаосу и непредвиденным ситуациям.
Чем хорош MacDonald’s? Тем, что, зайдя в него в любой стране мира, вы представляете, что такое биг-мак, что он там будет с кока-колой и картошкой, они будут точно такого же качества, как и в ближайшем к вашему дому ресторане MacDonald’s, и вам будет обеспечен светлый и более-менее чистый туалет.
Есть вещи, которые должны быть одинаковыми во всех бизнесах, поэтому у вас должны быть задокументированные системы по каждому процессу.
Настоящее правило успеха: вместо того чтобы бороться с симптомами, тушить пожары и реагировать на внешние кризисы, случающиеся систематически с понедельника по пятницу, вы можете найти и устранить причину этих проблем.
Козьма Прутков велел нам зреть в корень. Правильные системы и помогают сделать это. В итоге пропадает стресс, вы получаете контроль над бизнесом, над его результатами. И вы можете масштабировать их «вверх», если хотите.
Только с помощью систем вы сможете зажить полноценной жизнью, и делать то и так, как вам хочется. Хочется работать – работайте, хотите на пляж – лежите на пляже, желаете поехать в Куршевель – пожалуйста.
Делать бизнес без системы – это все равно, что крутить стрелку часов пальцем весь день с нужной скоростью, чтобы достоверно знать время. Работать с системой – это завести пружину один раз, чтобы расслабиться в кресле, потягивая виски. И быть уверенным: в любой момент можно взглянуть на идущие самостоятельно часы, и узнаешь точное время.
Нет проблем?
Если у вас есть бизнес, у вас есть и проблемы. Это однозначно. А если вы ответственность за эти проблемы перекладываете на других – на своих сотрудников, на поставщиков… – и бьете себя по голове, говоря: «Я такой тупой», то этих трудностей вы никогда не преодолеете. Вы попросту никогда не выстроите систему, которая будет сама с ними бороться.
Любая проблема бизнеса может быть трансформирована в проблему системы. Допустим, у вас работает какой-то «технарь», который чинит компьютеры. И он с чем-то не справляется, чем вас очень сильно подводит. Этот вопрос может быть классифицирован двумя системными способами.
Способ номер один: если это проблема с процессом, – то есть у человека нет четкого представления, чего от него хотят, как это должно быть сделано пошагово и в какие сроки – то исполнитель начинает «тормозить» или что-то придумывать сам. Естественно, у него ничего не получается. Это вина именно руководства.
Если же проблема, на самом деле, с самим человеком, его характером, если он настолько глуп, что не может следовать инструкциям, – значит, проблема с системой. Вам необходимо переделывать и систему найма (чтобы такие люди не приходили к вам в бизнес), и систему тренингов (чтобы вы могли тренировать людей сообразно требованиям именно вашей компании, настраивать их на волну именно вашего бизнеса).
…
Одно время я работал в гостинице «Рэдиссон Славянская» в Москве. Так вот, туда не брали тех, кто до этого работал в советских гостиницах. Потому что переучить, привить другие стандарты работы гораздо сложнее, чем найти правильного человека. И просто посвятить его в свои бизнес-процессы, чтобы он подтянул техническую сторону работы.
Примечание Андрея Парабеллума
Настоящее правило успеха: переходите от тушения пожаров к построению систем, их предотвращающих.
Для того чтобы мой бизнес вырос, я должен просто делать хорошо то же, что и всегда. – Почему же вы уже который год не можете преодолеть одну и ту же планку?
После того как бизнес преодолевает этап начального роста, наступает второй этап – развитие компании. Он характеризуется довольно стабильными продажами и относительно стабильными клиентами. Месячный оборот обычно уже исчисляется шести-, семи– (иногда даже восьми-) значными числами (хотя пока еще только в рублях). Стабильный поток клиентов ежедневно штурмует ваши двери – и уходит довольный с покупками после каждой транзакции…